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5 claves para fijar las metas de tu flota con inteligencia telemática

Una hoja de ruta para organizar los objetivos que acompañarán tu gestión de flotas durante todo el año, sacándole el máximo provecho a los beneficios de la inteligencia telemática.

Estamos cerrando la primera semana del 2022 y lo más inteligente es usar todo el mes de enero para pulir procesos y dejar asentados aquellos que nos acompañarán durante el resto del año. Una de las herramientas más útiles para fijar las metas mensuales y anuales de tu flota es el uso de la inteligencia telemática. Si no la estás usando aún, te recomendamos empezar a implementarla cuanto antes.

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La inteligencia telemática podría definirse como la aplicación de herramientas, métodos y técnicas digitales avanzadas que transforman tus vehículos en máquinas inteligentes. Es decir, capaces de realizar análisis complejos y específicos que elevan sus capacidades y eficiencia. La forma más básica de la inteligencia telemática, como mencionamos varias veces, es el rastreo GPS y, en cambio, una de sus expresiones más interesantes y prometedoras en la actualidad es la analítica avanzada.

Estás aplicando inteligencia telemática a tu flota cuando contratas un sistema de monitoreo y rastreo satelital que te ofrece acceso a funcionalidades avanzadas, las que utilizan dispositivos gps y rastreo satelital para operar, pero que van mucho más allá de estos, como sucede con CarSync Fleet, sus módulos y soluciones.

Lee: Inteligencia telemática: la nueva clave en gestión de flotas

Fija tus metas siguiendo estos pasos

Ahora que ya sabes qué es inteligencia telemática, te recomendamos seguir estos pasos para aprovecharla al momento de establecer las metas anuales para toda tu flota:

1.-Establece parámetros de gastos

El primer gasto importante que debes establecer es, como dijimos más arriba, el de un sistema de inteligencia telemática, con el cual realizar la gestión de toda tu flota. ¿Cómo asegurarte de que estás escogiendo el sistema más conveniente en términos de costo-beneficio?

Presta atención a estos cuatro aspectos: 

A. Preparación o autodiagnóstico. Para empezar debes conocer profundamente el estado actual de tu empresa, tus “dolores”; es decir, las necesidades urgentes y específicas que tiene. Quizás tu principal “dolor” sea la falta de organización de horarios o el gasto excesivo de combustible. Si no conoces a fondo tu propia empresa, difícilmente sabrás qué necesitas y, por lo tanto, qué tipo de proveedor será el adecuado para solucionar tus problemas. 

B. Evaluación. Una vez que tengas tus necesidades absolutamente claras, podrás empezar a investigar distintas opciones de proveedores para cubrirlas. Tómate el tiempo de analizar el mercado y escoge las soluciones que te ofrezcan: tecnología de punta, protección y seguridad de tus datos y aliados poderosos (como HubSpot, Google o Salesforce). Finalmente, analiza qué tan compatible es cada posible proveedor con tu empresa, tanto en términos técnicos y logísticos, como en cuanto a visiones y filosofía. 

C. Elección. Para cerrar el proceso de selección, no te conformes con analizar las opciones por tu cuenta. Solicita una asesoría a las empresas candidatas. Fíjate si están o no dispuestas a ofrecértela y qué tan bien lo hacen. Eso terminará por ayudarte a tomar la decisión definitiva. 

D. Mantenimiento. Si ya tomaste una decisión, no olvides seguir evaluando a la empresa proveedora que escogiste y pedir reporte constante de resultados. Una solución adecuada se traducirá en mejoras incluso desde los primeros meses. Si no ves una respuesta desde el comienzo, estás a tiempo de volver a empezar y cambiar de proveedor. 

¿Quieres saber más sobre cómo escoger un sistema adecuado de inteligencia telemática? Lee: 4 pasos para escoger el mejor software de control de flotas

Una vez establecido el monto que asignarás a la que debería ser la inversión más importante para tu flota, podrás empezar a establecer parámetros de gasto para los siguientes aspectos de la misma: combustible, mantenimiento, averías o accidentes y gastos logísticos. Estos son los principales gastos que suele tener toda flota, los mismos que influyen directamente en su productividad.

¿Cómo establecer estos parámetros? Precisamente, utilizando la información que tus sistema de inteligencia telemática empezará a arrojar desde las primeras semanas. Un sistema de inteligencia telemática y analítica avanzada para control de flotas te permitirá acceder a data exacta y precisa relacionada con todos estos aspectos de tu flota, de manera que podrás identificar fortalezas y debilidades y comenzar a establecer objetivos claros en términos de presupuesto.

¿Qué pasa si no estás listo para contratar un sistema de inteligencia telemática de gestión de flotas? Siempre puedes, por supuesto, realizar estos cálculos manualmente. Toma en cuenta, de todas formas, que, en el competitivo mercado actual, las empresas que no cuenten con herramientas de inteligencia telemática, muy probablemente terminarán por desaparecer en los próximos años.

Si a pesar de ello, todavía no estás listo para dar el paso hacia lo digital, busca ayudarte con herramientas que organicen el cumplimiento de tu flota, según parámetros razonables y aspectos básicos. Un excelente comienzo es empezar a utilizar esta herramienta exclusiva de CarSync:

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2.-Establece parámetros de ahorro

Ahorra dinero en la gestión de tu flota usando telemática

Como paso lógico, una vez establecidas tus metas de gasto, inevitablemente vendrán tus metas de ahorro.

Uno de los más grandes beneficios de contratar un sistema de inteligencia telemática es que te mostrará el mejor camino para hacer ajustes que se convertirán en estrategias de ahorro para tu flota, ahorro no solo de dinero, sino también de tiempo.

Por ejemplo, un sistema de inteligencia telemática podrá hacerte notar qué vehículos y qué conductores están incurriendo en exceso de gasto de combustible y por qué. Este es uno de los aspectos más importantes de una flota y, si haces el seguimiento adecuado, puedes llegar a ahorrar entre un 20% y 30% de combustible.

La inteligencia telemática también te mostrará si uno o varios vehículos de tu flota están pasando demasiadas horas en ralentí (es decir, con el vehículo encendido sin movimiento) o si es que tus conductores están incurriendo en frenados bruscos o acelerones que a la larga se traducirán en desgaste y gastos innecesarios.

Pero no solo se trata de ahorrar dinero. También puedes establecer metas de ahorro de tiempo, como el tiempo que invierten tus colaboradores en realizar entregas, en terminar procesos de carga o descarga, en llegar del punto A, al punto B, etc. Todos estos son aspectos que debes tener sumamente claros para medir la capacidad de ahorro de tiempo que tiene tu flota y, por lo tanto, la capacidad que tiene de crecer en eficiencia y rentabilidad.

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3.-Elabora un plan de cumplimento

Elaborar un plan de cumplimiento es el paso más importante que podrás dar al inicio de cada año. Establecer los parámetros que deberás atender cada mes es un proceso básico para mantener y optimizar la eficiencia y rentabilidad de tu flota.

La realidad de cada flota es única y saber cuánto es tu empresa capaz de gastar, ahorrar y generar es el resultado de un análisis profundo de cada uno de los aspectos de tu negocio. Sin embargo, sí puedes guiarte por parámetros de referencia que te darán una idea de cuánto podrías llegar a lograr en cada uno de los aspectos de tu flota. Después del primer mes, podrás observar si dichos parámetros se acercan a las capacidades de tu flota y hacer los ajustes del caso.

En tu Calculadora de Cumplimiento encontrarás una sencilla pero útil herramienta que te permitirá hacer un seguimiento mensual de cumplimento de los siguientes aspectos: presupuestos, productividad, mantenimientos y seguridad vial. Cada uno de ellos se enfoca en distintos parámetros específicos, enmarcados en metas de referencia que hemos colocado ahí como una guía.

4.-Prepara a tu equipo

Paralelo a tu plan de cumplimento, deberías desarrollar un plan de entrenamiento junto a los colaboradores de tu empresa. El objetivo será introducirlos en la nueva herramienta de inteligencia que contrates, o en el nuevo método que aplicarás para medir tus progresos de manera manual.

Después de decidir cuáles serán sus metas de gasto, ahorro y cumplimento, de acuerdo a la realidad específica de tu empresa, compártelas con tu equipo para que los objetivos de todos tus colaboradores estén alineados

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5.-Piensa a largo plazo

Ya sea que tengas una flota pequeña o grande, procura establecer este mismo proceso durante todos los años, de manera que puedas hacer un análisis macro de la evolución de tu flota y aprendas a reconocer los momentos en los que estarás listo para que la expansión de aquellos que demandan ser más cauto y enfocarte en asegurar lo que ya has alcanzado hasta ahora.

En conclusión, lejos de poner las metas de tu flota en manos del azar, o de establecerlas a ciegas, está decisión debe ser el resultado de un proceso exhaustivo y consciente, en donde se analicen cada uno de sus aspectos con detenimiento. Estos aspectos deben ser claros y estar basados en datos exactos sobre el comportamiento de tu flota.

Si cuentas con una solución de inteligencia telemática, todo este proceso será mucho más sencillo. Es por eso, que como primer punto importante en cuánto a tus parámetros de gasto debe estar presente la elección de una solución de inteligencia telemática.

Además de establecer parámetros de gasto, deberás marcar pautas de ahorro y establecer todas las metas de tu flota en un plan de cumplimiento, el mismo que deberás compartir con tu equipo. No olvides que puedes utilizar nuestra calculadora de cumplimiento para establecer las metas mensuales de cada una de las áreas de tu flota y sacar así el máximo provecho de tus vehículos, conductores, colaboradores y herramientas de inteligencia telemática.

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