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Vehículos del Estado: cómo bajar costos, controlar y aumentar su eficiencia

Descubre cómo las flotas de vehículos del Estado están empezando a mejorar su gestión, gracias al uso de la telemática vehicular, reduciendo costos, mejorando su tiempo de respuesta y alargando su vida útil.

¿Cómo escoger la mejor opción de telemática y rastreo GPS?
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¿Qué preguntas responderás leyendo esta entrada?

-¿Cómo ganar un proceso de contratación?
-¿Qué debo priorizar en el mantenimiento de mi flota de vehículos del Estado?
-¿Qué servicio debo contratar para tener un verdadero control de mis vehículos del Estado?
-¿Cómo prevenir accidentes?
-¿Cómo evitar que le den un mal uso a los vehículos del Estado?
-¿Cuáles son las tres claves de una flota gubernamental exitosa?

Se conoce como flotas gubernamentales a las flotas de maquinaria y vehículos que se desempeñan para el gobierno y que requieren un sistema de control de flotas, cumpliendo con la normativa vigente de la Contraloría o el ente regulador correspondiente a cada país.

Lamentablemente, si somos realmente sinceros, debemos admitir que las flotas de vehículos del Estado en Latinoamérica no tienen el mejor uso. Este problema afecta a la sociedad en general. Y a los jefes de flota de este tipo de vehículos les causa un gran dolor de cabeza que se traduce en: averías, accidentes, robos, gastos excesivos y falta de eficiencia.

Sabemos también que los presupuestos asignados a la gestión de flotas de vehículos del Estado suele ser estrictos y limitados, por lo que es importante buscar mecanismos que se traduzcan en el manejo inteligente de costos y la gestión adecuada de mantenimientos, para alargar la vida útil de las unidades de transporte oficial.

¿Cómo cambiar este panorama, bajar costos y aumentar la eficiencia de una flota de vehículos del Estado? Sigue estas pautas:

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Tómate en serio el proceso de contratación

Empecemos por el proceso de contratación por el que deberá pasar tu flota de vehículos del Estado para poder ofrecer sus servicios al Gobierno. Manejarlo de manera responsable e inteligente desde el inicio tendrá un impacto en los resultados de toda tu operación más adelante.

Los procesos de contratación de una flota de vehículos del Estado son muy diferentes a los de una flota de transporte comercial. Suelen manejarse a través de cuatro alternativas: subasta inversa, cotización de obras, régimen especial e ínfima cuantía. Cada una de estas opciones se basa en parámetros específicos que van desde pujas, pasando por subastas hasta contrataciones directas.

Quienes quieran ofrecer sus servicios a una entidad gubernamental deben cumplir con una serie de requisitos muy específicos. La mayoría de ellos están relacionados con el uso eficiente de mecanismos de control y seguridad, dos claves en el manejo de vehículos del Estado.

Hoy en día, la mayoría de gobiernos latinoamericanos exigen a las flotas de vehículos del Estado contratar un sistema de rastreo GPS, de manera que se pueda dar un mejor seguimiento al uso de vehículos de servicio público.

¿Por qué es tan importante contratar el servicio de rastreo GPS adecuado? Una solución telemática que vaya más allá de la ubicación satelital de vehículos, te ayudará a cumplir con todos los requisitos (e incluso superarlos) que te harán ganar una contratación. De esta manera no será necesario que compitas por las tarifas más bajas, accediendo así a mejores presupuestos para el mantenimiento óptimo de tu flota y puedas invertir en su cuidado y mantenimiento de su vida útil.

Es por esto que (y lo explicaremos a detalle más adelante) es indispensable que cuentes con un sistema de telemática vehicular como CarSync Fleet, y no solo con un dispositivo GPS o un servicio de rastreo que únicamente te mostrarán dónde está tu vehículo, sin mayor contexto o análisis de su estado o el comportamiento de sus conductores.

Conoce el mantenimiento adecuado para vehículos del Estado

mantenimiento vehículos del estado

Cada tipo de flota deberá enfocarse en ciertos aspectos para asegurar el mantenimiento de su estado óptimo. En el caso de una flota de vehículos del Estado, las claves de un cuidado adecuado son:

- Cambios de aceite recurrentes y preventivos cada 5000 o 10000 kilómetros, dependiendo del vehículo, incluido cambio de aceite de transmisión, cajas, etc.

- Rotación preventiva de neumáticos 10000 o 20000 kilómetros, dependiendo del tipo de vehículo

- Verificación preventiva del nivel de batería de los vehículos

- Cambio de llantas correctivo

- Cambio correctivo de filtros

- En el caso de maquinaria pesada, una ventaja de soluciones como la de CarSync Fleet es que se puede controlar a un vehículo desde otro tipo de parámetros. Para monitorear, controlar y mantener la maquinaria pesada del Estado, por ejemplo, CarSync Fleet utiliza un sistema de horómetro. Tu maquinaria es evaluada por el número de horas de uso y no por su ubicación, distancia recorrida o paradas.

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Toma en cuenta que el 30% de los accidentes, entre vehículos medianos y grandes, están relacionados con problemas de frenos, y el 6% con un mal cuidado de los neumáticos. Realizar mantenimientos adecuados de tus vehículos del Estado, literalmente, puede ahorrarte miles de dólares en reparaciones por averías y accidentes.

Domina las tres claves de una flota exitosa de vehículos para el Estado

1.-Control y rastreo 24/7

Es indispensable contratar con un sistema de telemática vehicular que te ofrezca un control real del uso de vehículos. Esto significa que debe contar con un sistema monitoreo en tiempo real, todo el día, las 24 horas al día.

Además, debe tener alta confiabilidad en su cobertura y conectividad, de manera que no pierdas la señal y el seguimiento de tus vehículos en ningún momento, sin importar la hora y su ubicación.

En este punto es importante tomar en cuenta que la solución más económica no siempre será la que te hará ahorrar más dinero a largo plazo.

Contar con una solución de telemática vehicular te permitirá reducir tus tiempos muertos, minimizar los gastos por multas, averías y accidentes y aprovechar tu flota y sus conductores al máximo, aumentando su vida útil y rentabilidad.

2.-Prevención de robos y accidentes

En el tema de seguridad vial, es importante saber escoger a tus conductores de manera adecuada. Un conductor idóneo de una flota de vehículos del Estado debe tener conocimiento básico de sistemas digitales y estar abierto a su uso y ventajas. De esta manera sus vehículos serán 100% eficientes y productivos. Un conductor de vehículos del Estado debe, además, ser proactivo, responsable y tener altos estándares éticos.

Una vez escogidos tus conductores, es importante, como dijimos más arriba, contar con una solución telemática que vaya más allá del rastreo GPS y que te permita tener un monitoreo y control real de su comportamiento. Esto incluye control de sus horarios y estilo de conducción, registro de acelerones, frenados bruscos, excesos de velocidad, etc.

En cuanto a la prevención de robos, nuevamente, no puedes conformarte con solo saber dónde están tus vehículos. Debes, además, ser capaz de aplicar un bloqueo preventivo de encendido, para que tus vehículos no puedan ser usados por personas no autorizadas y contar con el sistema de apertura remota de puertas que te sacarán de más de un apuro.

Prevención del mal uso

3.-Prevención del mal uso

Sí; las flotas de vehículos del Estado en Latinoamérica han cosechado una muy mala reputación con los años. Son incontables los casos de vehículos del Estado que se usan en días y horarios fuera del rango laboral, que están involucrados en accidentes y hasta en escándalos mediáticos.

Cambiar este panorama requiere del uso de un sistema de telemática vehicular que cuente con los últimos avances de tecnología. CarSync Fleet, por ejemplo, ha implementado dos innovaciones recientes a su oferta de servicios: CarSync Analytics y Cipia.

CarSync Analytics es un sistema completo de analítica avanzada y reportería especializada que permite acceder a datos exactos y predictivos de cada aspecto de una flota.

Cipia, por su parte, es un Módulo de asistencia al conductor en cabina que se enfoca en dar seguimiento al comportamiento al interior de tu vehículo, por medio de un dispositivo de inteligencia artificial, previniendo comportamientos riesgosos como conducción imprudente, por falta de concentración o fatiga.

Lee también: Inteligencia artificial para flotas: 4 cosas que no sabías.

Idealmente, un sistema de telemática vehicular que realmente impulse a tu flota de vehículos del Estado, deberá cubrir estas necesidades:

-Uso de la flota (horarios y días de uso por requerimiento de Contraloría u otro ente gubernamental)
-Reportes de distancia recorrida (Km), consumo de combustible e historial de conducción
-Perfil de conducción e identificador de conductor
-Reporte de excesos de velocidad y viajes realizados
-Mantenimientos de la flota (preventivos y correctivos)
-Creación de usuarios y sub-usuarios
-Apertura remota de seguros y puertas del vehículo
-Bloqueo preventivo de encendido del vehículo
-Soporte 24/7
-Capacidad técnica para solucionar problemas en los equipos

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Lee también: 
10 ventajas de usar telemática para controlar vehículos del Estado

En conclusión, si estás al frente de una flota de vehículos del Estado, sabes el reto enorme que supone llevar adelante una operación con la mayor eficiencia posible, presupuestos limitados, exigencias elevadas y mucha presión. Contratar un sistema de telemática vehicular como el de CarSync Fleet te permitirá cumplir con todos los requisitos y pautas gracias a las que podrás manejar tu flota de manera exitosa en todos sus aspectos.

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