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Las 6 mejores prácticas de un jefe de flotas

mantenimiento de flotas, gestión de flotas de transporte

La industria automotriz y el negocio del mantenimiento de flotas y la gestión de flotas de transporte se han convertido en mercados altamente competitivos. Descubre los secretos que te garantizarán que no solo podrás sostener tu trabajo a lo largo del tiempo, sino que además podrás destacarte y seguir creciendo en tu profesión, ¡convirtiéndote en el mejor!

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Un buen jefe de flotas debe encontrar y saber aprovechar las oportunidades para lograr un mantenimiento de flotas y gestión de flotas de transporte eficiente y rentable. ¿Cómo hacerlo? ¿Qué diferencia a un gran jefe de flotas de otro que solo cumple con lo mínimo de su trabajo?

En este blog encontrarás:

- Los 6 trucos para ser el mejor jefe de flotas

- La Matriz de Mantenimiento GRATUITA de CarSync, una calculadora especializada que podrás descargar y llenar con todos los datos de tu flota, para calcular y programar tu mantenimiento de flotas durante todo el año.

- Las 10 características de los mejores jefes de flota del mundo

¿Qué es un jefe de flotas?

Empecemos por aclarar el concepto de jefe de flotas.

En las compañías de transporte, los jefes o administradores de flota desempeñan un papel fundamental, ya que son los responsables de seleccionar sus vehículos y gestionar el mantenimiento de flotas, con el objetivo de cumplir las agendas programadas al menor costo posible y con la mayor eficiencia posibles. Esto es lo que se conoce como gestión de flotas de transporte.

Algunas de las funciones principales de un jefe de flotas (también conocido como gestor o administrador de flotas) incluyen: encargarse del proceso de compra de vehículos de la flota; estar atento al mantenimiento de flotas; administrar su consumo de combustible; coordinar horarios de trabajo con conductores y colaboradores en general; verificar el cumplimiento de entregas; responder frente a averías y accidentes.

6 trucos para ser un gran jefe de flotas

¿Quieres ser el mejor jefe de flotas? Estos seis trucos nunca fallan y te permitirán destacarte de inmediato. Pero debes ser disciplinado y constante al aplicarlos a tu gestión de flotas de transporte:

1.- Conocer TODO lo que sucede en tu flota

Cuando decimos TODO es TODO. Para lograr saber qué partes de tu vehículo están a punto de fallar, así como reconocer los hábitos de conducción de tus colaboradores que podrían poner en riesgo un mantenimiento de flotas óptimo, necesitas contratar una solución telemática de gestión de flotas de transporte.

Al menos el 90% de los aspectos de la operación de una flota debe ser monitoreado. Un buen jefe de flotas siempre está al tanto de:

Checklist gestión de flotas de transporte

Esta información siempre debe ser veraz y transparente y debe ser analizada para darle el máximo de utilidad. El contar con el conocimiento de todos estos datos, elimina problemas antes de que surjan, ya que permite identificar y prevenir riesgos.

CarSync Fleet es el mejor aliado de un jefe de flotas, porque te permite monitorear tu flota con GPS de última generación y conectividad multioperadora. Además, pone a tu disposición tableros de analítica avanzada, con CarSync Analytics, que incluye sistemas de documentación, análisis y predictibilidad, para alcanzar una mayor rentabilidad en tu empresa.

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2.- Saber cuál es el mejor método de mantenimientos de flotas

Un gran jefe de flotas, sabe que su estrategia número uno de mantenimiento de flotas es la programación de mantenimientos preventivos. Cuando los vehículos están fuera de circulación debido a un mantenimiento no programado, tu empresa pierde dinero. Un vehículo detenido es el peor enemigo de un jefe de flotas porque incrementa radicalmente los costos de operación.

Un estudio realizado en la industria de gestión de flotas de transporte de Perú y la relación de su eficiencia con la implementación de mantenimientos preventivos, señaló que “de 319 paradas por mantenimiento, se identificó que el 86% se debió a que las unidades requerían de mantenimiento correctivo y el 14% se debió a requerimientos por mantenimiento preventivo”. Es decir, los mantenimientos correctivos hacen que tu flota se detenga mucho más a menudo que un mantenimiento preventivo que realizas de manera programada y en el mejor tiempo posible.

Con CarSync Fleet, puedes registrar cada uno de tus vehículos y gestionar los mantenimientos de flota para que la mayor parte de ella sean mantenimientos preventivos, según las alertas y análisis de la plataforma.

Al controlar una solución telemática podrás controlar el consumo de combustible, la duración y mantenimiento de las llantas; registrar el checklist de cada flete; manejar inventarios de repuestos e insumos de sus talleres; registrar y administrar tu personal de talleres y conductores de flota.

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3.- Identificar las mejores rutas

Un buen jefe de flotas proporciona siempre la ruta más eficiente para cada vehículo que esté en la programación de entregas.

Una buena forma de asegurar siempre las mejores rutas es optimizarlas, a través de la utilización de herramientas tecnológicas que nos permitan calcular variables como distancia, tráfico y disponibilidad de vehículos, para reducir la cantidad de kilómetros recorridos.

Asimismo, el monitoreo y análisis constante de procesos, a través de reportes automatizados, permite un control real de toda la gestión de la flota. Así se evitan llegadas fuera del horario acordado e incluso se facilita el plan de abastecimiento, entre otras ventajas.

Las rutas planificadas de manera inteligente también pueden reducir el consumo y desperdicio de combustible, incrementando la eficiencia de toda la flota. Así, podemos evitar las prisas, horas de tráfico o demoras viales, que al final afectarán la imagen de la compañía de cara al cliente en cada entrega.

CarSync Fleet te ofrece datos sobre la ruta que toma cada conductor, su desempeño al volante, su cumplimiento de entregas y los kilómetros de desplazamiento del vehículo, así como registros de horas de trabajo y horas de ocio, gracias a reportes automatizados de cumplimiento de rutas a los que se puede acceder a través de su plataforma.

La implementación de las prácticas correctas de tu flota puede significar la diferencia entre una empresa exitosa y un negocio que no avanza, pues constantemente se encuentra solucionando errores, averías, accidentes y reprocesos.

4.- Estar actualizado en las últimas tecnologías

Gestión de flotas de transporte, mantenimiento de flotas

El jefe de flotas debe tener una mente abierta para aceptar los cambios del mundo moderno. Quizás se sienta más cómodo utilizando herramientas a mano y no le guste la tecnología. Sin embargo, estar abierto a ella puede hacer que los procesos sean más fáciles y rápidos.

Para tener éxito en el desarrollo de sus procesos, un buen jefe de flotas necesita experiencia y habilidades significativas en operaciones logísticas y programas informáticos para monitorear tanto a las flotas como a los conductores.

Es necesario que el jefe de flotas esté siempre un paso adelante de las necesidades de su flota. Eso le permitirá destacarse en su trabajo y tener una rutina diaria más eficiente que, además, reduzca sus niveles de estrés y facilite su trabajo, considerado uno de los más exigentes en todo el mundo.

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5.- Mantener una buena comunicación con tu flota

Con los diversos movimientos que se encuentran en la operación de una flota, la logística puede ser un poco compleja, por ello la comunicación es un factor fundamental al momento de llevar tu gestión a otro nivel.

La comunicación efectiva garantiza que todo el personal opere en la misma línea y hacia los mismos objetivos. Jefe de flota y conductores tendrán que comunicarse a través de los medios más convenientes para transmitir normas y protocolos, información técnica y operativa, datos de seguridad del vehículo, uso del equipo extra, horarios y rutas, entre otras cosas.

Atender a los conductores es una de las actividades más importantes de tu proceso, ya que ellos son el activo de cara al cliente y a la sociedad. Siempre será una buena idea realizar seguimientos sobre su rendimiento y ofrecerles entrenamiento y capacitaciones; así como supervisiones para abordar cualquier inquietud o contexto que se le llegue a presentar en sus labores.

CarSync Fleet ofrece herramientas que te permitirán mantenerte siempre conectado con tu flota, como:

- Audio en cabina para una comunicación directa

- Comunicación basada en hechos y no en opiniones, al ofrecerte reportes con datos exactos y detallados.

- Reportes claros sobre el desempeño de tus colaboradores, los que te permitirán recompensar a quienes hacen bien su trabajo.

Pero hay mucho más. Hoy, CarSync Fleet se ha aventurado a utilizar un tipo de herramienta muy sofisticada a la que llama Módulo de asistencia al conductor en cabina, a través de Cipia, que consiste en el uso de dispositivos que pueden reconocer cuando un conductor se encuentra distraído o cansado; previniendo, así, averías y accidentes.

6.- Tener objetivos claros y acompañarlos de acciones eficientes

Un gran jefe de flotas se guía por metas específicas y elabora estrategias claras para alcanzarlas:

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Las 10 cualidades de los mejores jefes de flota

Finalmente, además de los 6 trucos y los objetivos que te mencionamos anteriormente, existen cualidades determinadas que un jefe de flotas debe tener si busca destacarse. 

La revista internacional de la industria automotriz, Automotive Fleet, reunió 50 cualidades que debe tener un gran jefe de flotas, después de realizar encuestas en alrededor de 200 flotas de gran tamaño en los Estados Unidos, el principal líder global del mercado automotriz y de gestión de flotas de transporte.

Te compartimos las 10 más importantes:

Liderazgo. Un gran jefe de flotas es capaz de liderar y entrenar no solo al equipo de la flota, sino también a los conductores y a múltiples niveles de gestión. Está comprometido con el liderazgo mediante el ejemplo. Puede inspirar a un equipo hacia un propósito o visión común. Además, debe poseer una pasión por el éxito y entender que es un modelo a seguir.

Gran gestión del tiempo. Un gran jefe de flotas debe ser un maestro de la gestión del tiempo. Los clientes de un administrador de flotas van desde la alta gerencia hasta los conductores en la vía. Por eso el jefe de flotas debe administrar su tiempo para satisfacer las necesidades corporativas y de los conductores, mientras completa su propio trabajo. Un gran jefe de flotas tiene la disciplina en las tareas del día a día para centrarse en lo importante sin dejarse consumir por lo urgente.

Visión para los negocios. Los grandes jefes de flotas saben cómo leer e interpretar las hojas de pérdidas y ganancias y otros documentos financieros. Tienen sólidas habilidades contables y aptitudes financieras. No solo tienen la capacidad de mostrar "cifras", sino que también saben de dónde provienen esas "cifras" y su importancia para la flota. Como resultado, los grandes administradores de flotas son capaces de conversar y trabajar con nuevas personas de compras y compartir ideas, debido a sus sólidas habilidades comerciales.

Altos estándares éticos. Debe ser honesto hasta la médula, incluso si eso significa reconocer un error. Estos administradores de flotas son identificados por todos los que tratan con ellos por tener una integridad inquebrantable.

Gran autoconfianza. No importa lo que hagas, a alguien no le gustará y se asegurará de hacértelo saber a ti (y a los demás). Debes poseer la capacidad de absorber la crítica constructiva; porque, cuando supervisas un activo que utilizan otros departamentos, habrá muchas dudas sobre tus decisiones y debes mostrarte 100% seguro y confiado.

Habilidad para tomar decisiones. Los grandes administradores de flotas poseen la capacidad de tomar decisiones cruciales y a veces difíciles, sean estas grandes o pequeñas. Un jefe de flotas debe pensar con rapidez, tomar decisiones y actuar rápidamente. Un buen jefe de flotas toma decisiones rápidas, calculadas, rentables y basadas en hechos. Y después, no miran hacia atrás.

Persistencia. Un gran administrador de flotas debe ser persistente. La persistencia le brinda las habilidades para saber cómo sobrevivir y posiblemente sobresalir en tiempos difíciles en lo que respecta a la reducción de presupuestos y reducciones en la fuerza laboral.

Habilidades tecnológicas. Como dijimos más arriba, un gran jefe de flotas debe estar abierto a las últimas tecnologías de las gestión de flotas de transporte. Hoy en día, las habilidades informáticas excepcionales y las habilidades de análisis de datos son cruciales, sobre todo cuando tienes herramientas más complejas como la analítica avanzada y el monitoreo de asistencia al conductor en cabina, tecnologías más sofisticadas que te serán sumamente útiles en la gestión de flotas de transporte.

Saber solucionar problemas. Los grandes jefes de flota son ingeniosos. Ellos toman la iniciativa. Tienen habilidades superlativas para resolver problemas, incluida la capacidad de encontrar la causa raíz y la solución.

Habilidades diplomáticas. Un buen jefe de flotas, además de ser naturalmente sociables, tienen capacidad para relacionarse con todo tipo de personas: distintas personalidades y rangos dentro de una organización. Sabe ser firme cuando tiene que llamar la atención a un subalterno que ha cometido una falta, pero también tiene la capacidad de usar el tacto y la inteligencia para comunicarle al vicepresidente de finanzas que su flota tiene varias multas por exceso de velocidad en los últimos tres meses.

¿Qué puedes concluir de este post? Que convertirte en el mejor jefe de flotas es una meta que vale la pena ponerte, debido a lo competitivo del mercado actual del transporte. Aprender a dominar los 6 trucos que te convertirán en el mejor jefe de flotas es fundamental para sostener tu trabajo y hacer que tus destrezas crezcan a lo largo del tiempo. Estos 6 trucos incluyen: saber TODO lo que sucede en tu flota; conocer el método más efectivo de mantenimiento de flotas; identificar las mejores rutas; estar actualizado en las últimas tecnologías y tener una buena comunicación con tus conductores.

¡Pero no solo eso! Un gran jefe de flotas es una persona con un tipo de inteligencia muy específica, dentro de la cual debe demostrar tener una serie de cualidades y habilidades; mencionamos diez de las habilidades más importantes, según los parámetros internacionales de gestión de flotas.

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