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Cómo, cuándo y por qué hacer el mantenimiento de flotas [CALCULADORA]

Mantenimiento de flotas preventivo

Así que tienes un negocio de transporte y quieres saber cómo, cuándo y por qué realizar un mantenimiento de flotas. Si tienes una flota de vehículos y te interesa conocer los trucos que usan los profesionales para que su negocio crezca y se mantenga vigente, no dejes de leer este artículo que CarSync trae para ti.

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Aquí descubrirás, entre otras cosas:

-Cómo realizar mantenimientos efectivos, creando una lista de verificación para alargar la vida útil de tus vehículos.

-Por qué debes seguir estos 5 pasos para mantener tu flota con el mejor método de gestión de mantenimientos.

-Cuándo realizar los mantenimientos de tu flota, usando la Matriz de Mantenimiento GRATUITA de CarSync, una calculadora especializada que podrás descargar y llenar con todos los datos de tus vehículos.

-Tips adicionales para optimizar tus mantenimientos y ser el mejor jefe de flotas.

¿Qué es el mantenimiento de flotas?

Mantenimiento de flotas preventivo y gestión de flotas

El mantenimiento de flotas de transporte es el proceso que te permitirá, precisamente, “mantener” tu flota de vehículos en buen estado y conocer los detalles y fechas de sus próximas visitas al taller, cambios de repuestos, revisiones, etc.

Todo esto ayuda a mantener seguros a los vehículos y a los conductores de tu flota; además el mantenimiento permite que tus vehículos sigan realizando recorridos y no tengan tiempos muertos, lo que hace que tu negocio siga siendo productivo y rentable. Todo esto es parte de una gestión de flotas de transporte inteligente.

Como jefe de flotas, habrás notado que tus necesidades han ido creciendo, a medida que la tecnología se ha vuelto más sofisticada. Además, el actual contexto económico global ha hecho que las diferentes partes, piezas y accesorios de los vehículos sean cada vez más costosas. Eso hace que lograr mantener tus vehículos en buen estado, sin gastar más dinero (y, de hecho, logrando un importante ahorro) se convierta en un reto que debes plantearte, sí o sí.

¡Pero no te preocupes! Es justamente en este tipo de retos en los que puedes apoyarte en especialistas que te ofrecen herramientas prácticas, efectivas y rentables para realizar mantenimientos que te permitan sacarles el máximo provecho a tus vehículos, lograr que siempre se encuentren en buen estado y obtener muchas más ganancias.

Con soluciones como CarSync logras registrar cada uno de tus vehículos y controlar sus mantenimientos, optimizándolos a través de una plataforma inteligente. Además, podrás vigilar el consumo de combustible, la duración y mantenimiento de los neumáticos, frenos y más.

Por otra parte, puedes registrar el checklist de cada flete, manejar inventarios de repuestos e insumos de tus talleres, administrar tu personal de talleres y conductores de tu flota, con el objetivo de optimizar tus mantenimientos.

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¿Cómo realizar un mantenimiento de flotas verdaderamente efectivo?

Para empezar, debes saber que hay dos tipos de mantenimiento de flotas que podrás aplicar a tu gestión de flotas de transporte:

-Mantenimiento correctivo:

Son revisiones no programadas, tanto para ti como para tus vehículos, generalmente solo ocurren después de algún tipo de daño.
Casi siempre son más costosos que los chequeos de rutina, implican un “tiempo de inactividad” significativo y pueden haberse evitado con un mantenimiento preventivo de rutina.

Es el tipo de mantenimiento de flotas que realizas una vez que ya ha habido un problema, sea este grande o pequeño. No es la mejor opción, pues significa que a tu vehículo lo sorprendió un daño en la vía o, en el peor de los casos, un accidente, incidentes que pueden costarte grandes gastos y, además, tiempos muertos, eficiencia y productividad.

-Mantenimiento preventivo:
Se trata de un tipo de mantenimiento que realizamos de manera programada y anticipada, mucho antes de que haya averías, problemas o incluso accidentes en tu flota. Este tipo de mantenimiento de flotas usualmente se potencia cuando cuentas con una solución de gestión de flotas de vehículos que utiliza la telemática para analizar cada detalle de tu flota con precisión.

El mantenimiento preventivo es, en nuestra opinión, el mejor método para mantener a punto a tu flota porque puede ayudar a prevenir, detectar y reparar pequeñas fallas, antes de que se conviertan en problemas de mantenimiento serios y costosos. Te ahorra tiempo, dinero y dolores de cabeza. Toma en cuenta estos cinco consejos de planificación de mantenimiento para ayudar a que tu flota de transporte funcione sin problemas.

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Mantenimiento de flotas preventivo, jefe de flotas

5 sencillos pasos para realizar un mantenimiento de flotas

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1.- Haz una lista de verificación

Crea tu lista en función de la composición y necesidades específicas de tu flota.

Es necesario recalcar que siempre se deben verificar los siguientes ítems en cualquier revisión de mantenimiento de flotas de transporte:

Lista de mantenimiento de flotas preventivo

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2. Haz del mantenimiento de flotas un trabajo en equipo

Involucra a todos los colaboradores de tu flota. Tus conductores son la primera línea de defensa contra daños y reparaciones inesperadas en tu flota de transporte.

Al hacer que los conductores completen las inspecciones diarias del vehículo y las inspecciones previas y posteriores al viaje, podrás abordar los problemas mientras aún son menores y ayudar a prevenir costosas reparaciones no programadas en el futuro.

Es necesario que se informe de inmediato cualquier problema con el vehículo para ayudar a mantener tu flota en la carretera.

Los conductores pueden y deben recibir formación para controlar los elementos básicos de seguridad del vehículo y tus técnicos de mantenimiento, ya sean internos o externos, pueden realizar inspecciones más detalladas en los componentes y sistemas de cada vehículo.

Si subcontratas las reparaciones, asegúrate de proporcionar al proveedor de servicio de la flota su propia lista de verificación de mantenimiento preventivo.

3. Registra variables

Crea un programa de mantenimiento de flotas de transporte preventivo que sea funcional para tu flota.

Los kilómetros recorridos, las horas del motor, el uso de combustible y el tiempo del calendario son las guías típicas que se utilizan para crear un cronograma. Pero al rastrear también el número de daños, arranques, remolques y reparaciones de emergencia, así como el cumplimiento de entregas, horas ralentí o excesos de velocidad, es posible que veas patrones que requieran ajustes en las fechas y horarios de tus planes de mantenimiento. Todos estos detalles suelen ser mucho más ágiles y sencillos, gracias al uso de soluciones como CarSync Fleet.

4 . Optimiza tu operación usando tecnología

Como administrador de flotas debes aprovechar al máximo la tecnología.
Si aún estás ingresando y rastreando datos de tu flota manualmente, considera seriamente actualizarte a un sistema digital como el de CarSync.

CarSync te ofrece monitoreo GPS 24/7, con distintos módulos, de acuerdo a las necesidades específicas de tu flota. Gracias a CarSync Fleet, podrás optimizar tus mantenimientos, controlando el estado de tus vehículos, comportamiento de tus conductores, seguridad de tu carga y mucho más.

Pregunta también por nuestra oferta de analítica avanzada, CarSync Analytics, una herramienta que te permitirá conocer cada aspecto de tu flota de una manera mucho más precisa y detallada.

Recuerda: aunque estés acostumbrado a ellos, los sistemas manuales pueden ser tediosos y consumir mucho tiempo, sin importar el tamaño de la flota.

Los sistemas digitales, en cambio, son un método más eficiente para compilar informes de mantenimiento, lo que te permite tomar mejores y más rápidas decisiones que impactarán tu negocio tanto a corto como a largo plazo de forma positiva.

5. Entrena a tus conductores y proyéctate hacia el futuro

La telemática también te permite examinar el rendimiento de tus conductores, de modo que puedas ofrecer comentarios importantes y hacer recomendaciones.

Es difícil saber exactamente cómo se comportan tus conductores al volante cuando tu no estás ahí, por lo que necesitas una forma de asegurarte de que los eventos de conducción difíciles no afecten negativamente a tu flota y la seguridad del conductor.

La tecnología que necesitas está disponible en CarSync y puede ser sorprendentemente asequible.

Con esta tecnología lograrás controlar la seguridad y el comportamiento de tus conductores desde cualquier lugar, pero no se trata solo de rastrearlos. El sistema operativo puede, además, marcar cualquier evento adverso como:

  • Exceso de velocidad por encima de un límite establecido.
    Frenados y acelerones bruscos.
    Ralentí excesivo.

Esta información la puedes conocer en tiempo real, lo que te permite detener estos incidentes que desperdician combustible y dañan el vehículo a medida que ocurren.

Hoy, CarSync incluso te ofrece su Módulo de asistencia al conductor en cabina, potenciado por la tecnología de Cipia, lo que te permite prevenir accidentes y daños por distracción o fatiga al volante, entre otras cosas. Todos estos son aspectos que influyen en el estado de tus vehículos, a largo plazo.

¿Por qué planificar tus mantenimientos es la estrategia más rentable de gestión de flotas?

Como mencionamos más arriba, definitivamente, el mantenimiento más eficiente para que una flota se mantenga productiva a lo largo del tiempo es implementar un plan de mantenimientos preventivos. ¿Por qué? Porque desarrollar e implementar un programa efectivo de mantenimiento de flotas y fortalecer tu gestión de flotas de transporte hará que, por un lado, tus procesos sean más ágiles y sencillos y, por otro lado, que los resultados a largo plazo sean muy gratificantes.

Un mantenimiento inadecuado puede generar un exceso de uso de combustible de hasta un 10% Además, un vehículo destinado al transporte de carga tiene una depreciación del 30% en su primer año de vida y en 10 años ese mismo vehículo puede costar apenas el 2% del gasto inicial. Ser estricto e oportuno con tu estrategia de mantenimiento de flotas alargará la vida útil de tus vehículos, haciendo que tu inversión inicial rinda mucho más.

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Además, los mantenimientos programados ayudan a identificar y prevenir fallas menores que, de ignorarse, podrían convertirse en problemas serios y gastos considerables. Según la consultora Accenture, la atención vehicular apropiada reduce en un 20% los costos de mantenimiento.
Por el contrario, varios estudios demuestran que el 30% de los accidentes, entre vehículos grandes y medianos, se producen por problemas en los frenos, y el 6% por llantas lisas o en mal estado.

Finalmente, fortalecer tu estrategia de mantenimientos en el uso de tecnología puede llevar tu ahorro y rentabilidad a un nuevo nivel. Hay herramientas como la telemática (que puede ir desde el monitoreo GPS, hasta la analítica avanzada) que harán más fácil tu proceso de mantenimiento de flotas, reduciendo gastos de tiempo y dinero. Gracias a la telemática aplicada a tu estrategia de mantenimiento de flotas, podrás:

  • Optimizar en un 15% los procesos de mantenimiento generales
    Reducir en un 8% a 12% los costos de combustible.
    Reducir en un 12% a 20% el costo relacionado con accidentes.
    Reducir en un 10% los costos de mano de obra.

Algunos tips adicionales:

Automatización de inventario

Estos consejos extra de expertos de la industria del transporte, complementarán tu plan de mantenimiento y mejorarán tus destrezas como  jefe de flotas:

- Elabora informes

Recuerda que, como dijimos más arriba, tus conductores son tu primera línea de defensa cuando se trata de mantenimiento de flotas. Son ellos quienes pueden detectar signos y síntomas sutiles durante la operación que pueden no ser obvios incluso para los técnicos automotrices experimentados durante una inspección de rutina. Es a ellos a quienes se debe motivar para que tomen nota e informen sobre cualquier problema potencial observado antes, durante y después del uso de un vehículo de la flota. Debes capacitarlos sobre los procedimientos adecuados de inspección y generación de informes. Lo ideal es que estén capacitados para vigilar el funcionamiento de:

  • Los sistemas y piezas de seguridad del vehículo, como neumáticos, limpiaparabrisas, el sistema de frenos, la bocina, la dirección, etc.
    El comportamiento operativo del vehículo, como ralentí brusco, fallos de encendido, chirrido de frenos, etc.
    La carrocería e interior del vehículo, como los espejos, la carrocería exterior, el estado de los asientos, etc., incluido cualquier daño en el vidrio, la carrocería, los espejos o el interior que ocurra durante el uso o que se note al tomar el control del vehículo
    Elementos diversos, como el funcionamiento de la radio, mal funcionamiento de la calefacción y el aire acondicionado, etc.

Crea el hábito de realizar informes de toda la información que recopilas gracias a la observación atenta de tus conductores y conviértelos en aliados y piezas clave de tu operación. Motívalos, reconoce su esfuerzo y recompensa sus logros.

- Crea una guía de mejores prácticas

La implementación de un programa de mantenimiento de flotas preventivo se puede hacer de manera efectiva si se siguen las mejores prácticas de la gestión de flotas de transporte. Estos conceptos pueden parecer simples, pero a menudo pueden ser difíciles de lograr. Es importante tenerlas claras y repetirlas continuamente. Cualquier jefe de flotas responsable del mantenimiento de flotas preventivo debe crear un plan y una visión formales para su empresa que mantenga a todos alineados.

- Automatiza tus inventarios

El mantenimiento de flotas preventivo depende en gran medida de un suministro continuo de repuestos. Cuando faltan piezas para la realización del mantenimiento de flotas preventivo, esto puede provocar demoras que afectan a varios o incluso a cientos de vehículos. Por lo tanto, se recomienda optimizar los niveles de inventario para cada pieza utilizando un software de gestión de flotas de transporte. Mayores cantidades de inventario también pueden darle a tu personal de la cadena de suministro influencia para negociar precios y plazos de entrega.

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- Haz seguimiento basado en datos

Todos los procesos y procedimientos nuevos tienen margen de mejora, y es por eso que es fundamental establecer métricas clave de rendimiento y realizar un seguimiento de los resultados. Por ejemplo, es una buena idea realizar un seguimiento de cuántas veces se realiza el mantenimiento preventivo, así como el mantenimiento correctivo. Idealmente, verás una reducción de tus mantenimientos correctivos con el paso del tiempo. Este será un indicador clave de que el plan de mantenimiento preventivo de tu flota está funcionando.

También puedes realizar un seguimiento de los vehículos a lo largo de su vida útil y, con el tiempo, tendrás datos claros que indicarán si tu plan de mantenimiento está ahorrando costos a largo plazo para tu empresa. Si estás obteniendo varios años más de tus vehículos en comparación con su vida útil promedio antes de implementar un programa de mantenimientos preventivos, esa es otra señal segura de que estás sacándole el máximo provecho a tu programa de mantenimiento de flotas.

Por último, al hacer seguimiento de tus vehículos, obtendrás visibilidad de su rendimiento. ¿Ciertas clases de vehículos experimentan averías inesperadas más que otras? ¿Algunos vehículos requieren reemplazos de piezas y ajustes más frecuentes? Estos conocimientos pueden ayudarte a tomar decisiones más informadas cuando sea el momento de invertir en vehículos nuevos que demuestren ser más eficientes y ofrezcan un mayor valor de por vida. Sin embargo, lo más importante es que este seguimiento se realice sobre la base de datos que sean lo más exactos y confiables que sea posible. Aquí es donde la analítica avanzada puede ayudarte a tener detalles muy específicos de tu flota y llevarla a crecer más rápidamente.

En conclusión, la implementación de un plan de mantenimiento de flotas preventivo es un proceso relativamente complejo (pero sobre todo muy importante), que consiste de varios aspectos que hemos resumido en cinco pasos fundamentales Sin embargo, una vez que te familiarices con él, verás que te resultará sencillo, sobre todo si cuentas con una solución telemática de gestión de flotas. Recuerda que cuando recopiles la información básica necesaria, es importante que elijas la solución de gestión de flotas de transporte adecuada para tu empresa. Los programas de mantenimiento de flotas preventivo bien administrados pueden ayudarte a conseguir ahorros considerables para tu empresa y hacerla más eficiente y productiva.

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