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4 pasos para escoger el mejor software de control de flotas

¿Buscas una solución para controlar tu flota pero no sabes cuál elegir? ¿Cómo distinguir entre las ofertas que valen la pena y aquellas que solo harán que desperdicies tu dinero y tu tiempo?

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En el mundo de la tecnología aplicada al control de flotas, quienes no están del todo familiarizados con la telemática, pueden terminar cometiendo errores que afectarán su patrimonio y empresa a largo plazo, provocando no solo que el desempeño de sus vehículos y conductores se estanque, sino que toda su empresa sea menos productiva y rentable.

En mi experiencia, escoger el mejor software para control de flotas es una decisión sumamente trascendente que puede marcar el éxito o el fracaso de toda una empresa. Por eso, quiero compartir cuatro pasos clave que debes tomar de manera consciente y reflexiva, para elegir la herramienta tecnológica que mejor se adapte a tus necesidades y que te permita crecer y fortalecer toda tu operación.

Paso 1: preparación

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Las decisiones importantes no pueden tomarse de manera impulsiva y despreocupada. La primera etapa para escoger un software de control de flotas es la preparación. Esta etapa se divide, a su vez, en cinco puntos clave que debes tomar en cuenta: 

1.- Autodiagnóstico: antes de saber qué buscar, es importante definir para qué lo estoy buscando. Debo empezar por identificar cuáles son mis “puntos de dolor”; es decir, las debilidades y necesidades específicas de mi empresa. 

Quizás fallo en mi sistema de entregas o en la comunicación con mis conductores. Tal vez noto que tengo demasiadas averías o eventos en la vía, o puede ser que necesite automatizar mis registros. Dependiendo de eso, puedo empezar a descartar al proveedor X o Y, porque no todas las empresas tienen los mismos puntos de dolor, ni todos los proveedores de gestión y control de flotas pueden aliviar todos los dolores. Este breve TEST puede empezar por aclarar tu panorama. 

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2.-Aterrizaje: una vez que conozco mis “puntos de dolor”, debo estar dispuesto a aliviarlos: poner los pies sobre la tierra y estar consciente de que lograrlo requerirá de una inversión, teniendo la claridad de que esa inversión me resultará beneficiosa a largo plazo. Es necesario empezar a familiarizarnos con la idea de que la tecnología no es un gasto; es, como afirmo más arriba, una inversión y una muy importante.

3.-Investigación: en este mundo, te encontrarás con muchas empresas que te ofrecen más de lo que son capaces de dar. No te dejes confundir. Estudia los términos y la jerga; investiga con calma para que no llegue alguien con palabras tecnológicas enredadas a confundirte y termines pagando un montón de dinero, por algo que no te sirve.

Un ejemplo: hay empresas que te dirán que cuentan con rastreo satelital e intentarán convencerte de que son una mejor opción para ti que el monitoreo GPS, porque supuestamente tiene mayor alcance y cobertura. Lo que no te dicen es que el rastreo satelital es muchísimo más costoso, por lo que su aplicación debe limitarse en varios aspectos, como la frecuencia con la que transmiten sus datos. Así, un paquete GPRS puede enviar datos cada 60 segundos, mientras que un paquete satelital lo hará aproximadamente cada cinco minutos, porque si lo hiciera cada 60 segundos, sería impagable. Por eso es importante ver todas las posibilidades de uso de una plataforma e inclinarte por una que te dé conectividad multi-carrier o multi-operadora y que te ofrezca un monitoreo que realmente pueda darse 24/7.

Tómate el tiempo de investigar por tu cuenta; habla con amigos y colegas especialistas. Busca artículos y fuentes confiables en Internet (este EBOOK gratuito puede ser de gran ayuda).

Paso 2: Evaluación

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El segundo paso consiste en poner a prueba la oferta de las posibles empresas de control de flotas que vas a contratar. Se trata de hacerles preguntas clave que te den una idea clara de su capacidad y confiabilidad:

1.-¿Qué tipo de tecnología utiliza? Es importante que mi proveedor esté a punto con la tecnología que se exige hoy en día, que mi proveedor vaya a ese mismo ritmo. Si ya estudié el panorama y veo que hoy funcionamos en un modelo de comunicación 3G o 4G, y mi proveedor se quedó en 2G, estamos atrás. 

2.-¿Cómo protegerán mi información? La información es un activo muy valioso hoy en día en todos los negocios. Por lo tanto, mi empresa proveedora de servicios debe tener ese cuidado de la información. Debo estar seguro de que nadie va a tener acceso a mis datos. A veces llegan a ti proveedores de gestión de flotas cuyos servidores, literalmente, descansan debajo de un escritorio, con un ventilador. la posibilidad de que esos servidores se averíen y haya pérdida de información es muy alta. 

Un panorama muy diferente es el de una compañía que tiene detrás de ella un proveedor como Google Cloud, que me garantiza que la información está bien cubierta, porque tiene un respaldo poderoso detrás.Este es un punto sumamente importante. El 32% de las empresas son víctimas de ataques cibernéticos, el 34% creen que serán víctimas en los próximos 2 años, al 61% de los CEOs les preocupa la seguridad cibernética de sus empresas y el 37% tienen un plan de respuesta ante un ciber-crimen. 

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3.-¿Cuál es su respaldo? Complementando el punto anterior, es necesario que la empresa que escojas cuente con un servicio de gestión de flotas respaldada, a su vez, por grandes proveedores como Salesforce, Hubspot o Google. Eso me da la garantía de que voy a recibir un buen servicio, anclado en altos estándares de calidad, a diferencia de uno que quizás sea sumamente económico, pero que va a fallar en cualquier momento. Recuerda: hay cosas en las que uno puede ahorrar; pero tu control de flotas no es un punto en el que deberías escatimar. 

4.- ¿Son compatibles con mi empresa? Finalmente, debo analizar qué tanto el servicio que me están ofreciendo tiene la capacidad de adaptarse a mis necesidades y a la identidad de mi empresa. Por eso es fundamental que la primera etapa, la de preparación, esté muy bien asentada, para tener claro qué necesita mi empresa y qué proveedor será realmente capaz de ayudarme.

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Paso 3: Elección

Finalmente, llegó el momento de elegir. Para ello, deberás buscar varias opciones y hacer cuantas preguntas necesites. 

Pero también es importante que, en este punto, abras la mente y te dejes guiar por los posibles proveedores. No pidas una cotización. Pide una asesoría. Eso también te permitirá elegir mejor. Solo las empresas que tienen la suficiente experiencia tendrán la seguridad para ayudarte, incluso, a detectar puntos de dolor que ni tú mismo habías identificado. Solo así se genera una sinergia entre la experiencia que tiene tu empresa y la experiencia que le aportará ese posible proveedor.  

Una empresa que no esté dispuesta a darte una asesoría y que sea muy escueta en su oferta, quizás no sea una buena opción. Pedir que te asesoren te servirá para tomar la decisión final. Evalúa con calma y escoge.

Paso 4: Mantenimiento

Una vez que elegiste el software adecuado para tu empresa, es importante que le des mantenimiento y lo evalúes constantemente. Como dije en un comienzo, la tecnología no es un gasto; es una inversión. Por lo tanto, es necesario cuidarla, auditarla y medirla, para verificar que me esté dando el resultado que espero. 

Para hacerlo debe haber una disposición de una persona o un equipo, haciendo ese trabajo de auditoría y análisis de inversión, pues la tecnología no trabaja por sí sola; necesita de la mano de un humano para ser verdaderamente útil. 

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